Antes de empezar: para qué es la copia
Trabaja siempre sobre una copia: el original no se toca.
Qué hay que quitar depende de adónde va el documento. No es lo mismo enviar un contrato a la otra parte, que ya conoce a los firmantes, que publicar una sentencia en un blog o pegar un expediente en ChatGPT. Antes de tocar nada, responde a dos preguntas:
- ¿Quién lo va a recibir? Un cliente, un perito, un juzgado, el público en general, una herramienta de inteligencia artificial.
- ¿Qué necesita ver de verdad? Si al destinatario le basta con saber que hay «un arrendador» y «un arrendatario», sus nombres sobran.
Es la idea de minimización de datos del RGPD: los datos tienen que ser «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario» para el fin1. Lo que el destinatario no necesita, no debería llegarle.
Y una regla práctica: trabaja siempre sobre una copia y guarda el original aparte. La versión anonimizada no se puede deshacer, y es justo lo que buscas.
Los siete pasos
Repasa también encabezados, pies de página y el nombre del archivo.
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Decide qué datos hay que quitar
Los evidentes son el nombre, el DNI o NIE, el domicilio, el teléfono, el correo y las cuentas bancarias. Pero una persona también se identifica por la combinación de datos sueltos: su cargo, su lugar de trabajo, una fecha concreta o el nombre de un familiar. En la guía qué datos personales hay que ocultar tienes la lista completa, con lo que se puede dejar.
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Encuentra todas las veces que aparece cada dato
Un nombre no sale una vez: sale en la comparecencia, en las cláusulas, en el pie de firma, en los anexos y a veces en el encabezado de cada página. Y cambia de forma: «Lucía Ferrer Almansa», «la Sra. Ferrer», «L. Ferrer», «LFA». El DNI puede estar escrito con y sin guion, y un IBAN, partido en grupos de cuatro.
Usa el buscador del PDF (Ctrl + F) con el apellido y con los últimos dígitos de cada número, no con el dato completo.
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No te olvides de lo que no es texto
Firmas manuscritas, sellos, la foto de un DNI escaneado, matrículas que salen en una fotografía y, sobre todo, los códigos: los documentos de la Administración suelen llevar un código seguro de verificación (CSV) y muchos llevan un código QR. En muchas sedes electrónicas basta ese código para descargar una copia del original, con todos sus datos.
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Elimina los datos; no los tapes
Un recuadro negro dibujado encima no borra nada: el texto sigue en el archivo y se copia con Ctrl + C. Hay que usar una herramienta que quite el texto o convertir las páginas en imagen con el tachón ya incrustado. Lo explicamos con un ejemplo en por qué un recuadro negro no anonimiza un PDF.
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Limpia los metadatos y el nombre del archivo
Un PDF guarda su título, su autor y el programa con que se hizo. Si el archivo se exportó desde «Contrato Lucía Ferrer.docx», es probable que ese título siga dentro. Míralo en las propiedades del documento (Ctrl + D en Acrobat Reader) y cambia también el nombre del archivo que vas a enviar.
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Comprueba el resultado
Abre el PDF final, pulsa Ctrl + A y Ctrl + C y pégalo en el Bloc de notas. Después busca cada apellido y cada número. Si aparece algo, el documento no está anonimizado. Si no se puede seleccionar ningún texto, es buena señal.
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Guarda el original donde corresponde
El original sigue teniendo todos los datos: se queda en el expediente, con el mismo cuidado de siempre. Si has sustituido nombres por marcas como [NOMBRE 1], la tabla que dice quién es quién es tan sensible como el original.
Con qué herramienta hacerlo
Lo que importa no es la marca del programa, sino si el texto desaparece del archivo o solo queda cubierto.
| Método | ¿El texto desaparece? | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Recuadro negro en Word, en un editor gratuito o con la herramienta de comentarios | No | Se ve tachado, pero se copia y se busca. |
| Tapar y después «imprimir como PDF» | Normalmente no | Las impresoras virtuales suelen conservar el texto como texto. Compruébalo siempre. |
| Herramienta de censura de un editor profesional (por ejemplo, «Censurar» en Acrobat Pro) | Sí, si se aplica bien | Hay que marcar cada dato a mano, aplicar la censura y eliminar la información oculta. |
| Convertir cada página en imagen con los tachones ya pintados | Sí | El texto deja de ser seleccionable y el archivo pesa algo más. |
El trabajo lento no es tachar, es encontrar cada dato en un documento de veinte páginas sin que se escape ninguno. Ahí es donde más se equivoca uno a mano.
Qué dice el RGPD
El RGPD no explica cómo se tacha un PDF, pero marca el objetivo. Protege la información sobre una persona «identificada o identificable», y considera identificable a quien se puede reconocer «directa o indirectamente»: por su nombre, por un número de identificación o por elementos de su identidad física, económica o social1.
La información de verdad anónima queda fuera del Reglamento. Lo dice su considerando 26:
«Los principios de protección de datos no deben aplicarse a la información anónima, es decir información que no guarda relación con una persona física identificada o identificable, ni a los datos convertidos en anónimos de forma que el interesado no sea identificable, o deje de serlo.»
El listón es alto: para saber si alguien es identificable hay que tener en cuenta «todos los medios» que razonablemente podría usar cualquier persona, incluidos los costes, el tiempo y la tecnología disponible1. Por eso quitar solo el nombre casi nunca basta, y por eso la Agencia Española de Protección de Datos insiste en que anonimizar no es lo mismo que seudonimizar ni que cifrar2. La diferencia está explicada en seudonimización y anonimización.
Cómo se hace con Copia limpia
Copia limpia hace los pasos 2 a 6 contigo:
- Abres el PDF en el navegador. El archivo no se sube: solo el texto de cada página pasa por la IA, que dice qué fragmentos son datos personales.
- Cada dato encontrado aparece tachado y anotado al margen, con su página y su línea. Tú decides cuáles se quedan y añades lo que falte escribiendo una palabra (se tacha en todo el documento) o dibujando un recuadro sobre una firma, un sello o un código.
- El PDF que descargas es un archivo nuevo: cada página es una imagen con los tachones incrustados, sin capa de texto y sin el título ni el autor del original. Antes de descargarlo se comprueba que tiene cero caracteres de texto.
Lo que no hace por ti es el paso 1: decidir qué hay que ocultar en tu caso. La IA propone y tú tienes la última palabra.
Fuentes
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)arts. 4.1 y 5.1.c; considerando 26 · BOE, DOUE-L-2016-80807
- 10 malentendidos relacionados con la anonimizaciónAEPD y Supervisor Europeo de Protección de Datos · 2021
Esta guía explica cómo funcionan los documentos y qué dicen las normas citadas; no es asesoramiento jurídico. Si tu caso tiene consecuencias legales, consúltalo con tu delegado de protección de datos o con un abogado.