Cuándo sale un documento del despacho
La mayoría de las veces que un escrito sale de la mesa, quien lo recibe necesita el razonamiento, las cláusulas o los hechos, pero no saber de quién se trata:
- Publicar o citar una resolución en el blog del despacho, en un artículo o en una formación. Cómo hacerlo bien está en la guía cómo anonimizar sentencias y escritos.
- Pedir opinión fuera: a un perito, a un traductor, a un compañero de otro despacho o a un colaborador externo que solo tiene que revisar una parte.
- Pasar un texto por un asistente de IA para resumirlo, traducirlo o preparar un borrador, sin que el nombre del cliente acabe en los servidores de otra empresa.
- Hacer plantillas y modelos a partir de contratos o demandas reales.
En todos esos casos la regla del RGPD es la misma: tratar solo los datos personales que hagan falta para lo que se va a hacer (principio de minimización, artículo 5.1.c)3.
El secreto profesional también cubre los papeles
El Estatuto General de la Abogacía Española no limita el secreto a lo que se habla con el cliente. Su artículo 22 dice que comprende1:
«todos los hechos, comunicaciones, datos, informaciones, documentos y propuestas que, como profesional de la Abogacía, haya conocido, emitido o recibido en su ejercicio profesional.»
El mismo artículo obliga a hacer respetar ese secreto a colaboradores, asociados, personal y «demás personas que cooperen» con el despacho (artículo 22.4), y la Ley Orgánica del Derecho de Defensa de 2024 lo extiende a todos los documentos y comunicaciones relacionados con la defensa (artículo 16)2. Cada copia que sale con los datos del cliente es una copia más que proteger; una copia sin ellos, no.
Por qué el recuadro negro de siempre no sirve
Haz la prueba de Ctrl+A con un escrito antiguo del despacho.
Tapar un nombre con un rectángulo en Word, con la herramienta de comentarios o con un editor de PDF corriente no lo borra: el texto sigue en el archivo y se lee con solo seleccionarlo y copiarlo. Le pasó a la defensa de Paul Manafort en un tribunal federal de Estados Unidos en 2019. Lo explicamos con un ejemplo en por qué un recuadro negro no anonimiza un PDF.
Acrobat Pro sí elimina el texto con su herramienta de censura, pero tienes que encontrar tú cada nombre, cada DNI y cada domicilio en todas las páginas. Lo comparamos con calma en Copia limpia frente a Adobe, iLovePDF y Smallpdf.
Cómo lo hace Copia limpia
-
Abres el PDF en el navegador
El archivo no se sube. Si es un escaneo, el reconocimiento de texto también se hace en tu ordenador.
-
La IA propone qué tachar
Nombres y apellidos, DNI, NIE, pasaporte, número de la Seguridad Social, IBAN, tarjetas, teléfonos, correos, domicilios, fechas de nacimiento, matrículas y CUPS. También los identificadores de México (CURP, RFC, clave de elector, CLABE), si el asunto tiene partes allí.
-
Tú decides
Cada dato aparece al margen con su página y su renglón. Apagas lo que deba quedar (el nombre del juzgado, el del letrado contrario si procede, la razón social de una empresa) y añades lo que falte: una palabra, que se tacha en todo el documento, o un recuadro sobre una firma o un sello.
-
Descargas una copia sin texto debajo
Cada página se rehace como imagen con los tachones incrustados. Antes de dártela, la aplicación comprueba que el PDF tiene cero caracteres de texto.
Trabajar con IA sin exponer al cliente
Las marcas viajan; la tabla se queda en el despacho.
Además del PDF, Copia limpia te da el texto para usar con IA: el mismo documento con cada dato cambiado por una marca, como [NOMBRE 1] o [DNI 2]. El asistente entiende quién es quién en el escrito sin saber quiénes son, y la tabla de equivalencias para volver a poner los nombres se genera solo en tu navegador y la guardas tú. Qué hace cada asistente con lo que le pegas, según el plan, está en antes de pegarlo en ChatGPT, quita los nombres.
Quién ve el documento
- El PDF no sale de tu ordenador. Solo sale el texto de cada página, cifrado, para que la IA (Claude, de Anthropic) diga qué fragmentos son datos personales. No se guarda.
- El despacho es el responsable y Copia limpia el encargado del tratamiento. El contrato de encargo del artículo 28 del RGPD forma parte de las condiciones; si lo necesitas firmado, pídelo por correo3.
- El recorrido completo, con lo que se guarda y lo que no, está en Seguridad.
Cuánto cuesta
Se paga por páginas analizadas, no por usuarios: una sentencia de 12 páginas son 12 créditos. Cada cuenta tiene 10 páginas gratis para probar con un documento real. Después, el plan Pro cuesta 19 € al mes (300 páginas) y el Despacho 49 € al mes (1.500 páginas); pagando el año, dos meses salen gratis. El plan Despacho lo usan hasta 3 personas, cada una con su cuenta. Se cancela cuando quieras.
Fuentes
- Real Decreto 135/2021, de 2 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto General de la Abogacía Españolaarts. 21 y 22 · BOE-A-2021-4568
- Ley Orgánica 5/2024, de 11 de noviembre, del Derecho de Defensaart. 16 · BOE-A-2024-23630
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)arts. 5.1.c y 28 · BOE, DOUE-L-2016-80807
Esta página explica cómo funciona Copia limpia y qué dicen las normas citadas; no es asesoramiento jurídico. Si tu caso tiene consecuencias legales, consúltalo con tu delegado de protección de datos o con un abogado.