Para recursos humanos: el expediente sale, los datos de los demás no.

Cuando un trabajador pide sus datos

Cualquier persona puede pedir a la empresa una copia de sus datos personales (artículo 15 del RGPD). Esa copia suele incluir correos, evaluaciones o informes donde aparecen otros trabajadores, clientes o testigos. El propio artículo pone el límite¹:

«El derecho a obtener copia mencionado en el apartado 3 no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros.»

En la práctica, eso significa entregar los documentos con los datos de terceros tachados, y tachados de verdad: si el PDF que entregas conserva el texto debajo del recuadro, el nombre del compañero se copia y se pega. Lo explicamos en por qué un recuadro negro no anonimiza un PDF.

Canal de denuncias: la identidad de quien informa

La Ley 2/2023, de protección de las personas que informan sobre infracciones, es muy clara con el sistema interno de información. Quien comunica una infracción «tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas», y el sistema debe preservar también la confidencialidad de las personas afectadas y de cualquier tercero que se mencione (artículo 33)². La persona investigada no será informada en ningún caso de quién la denunció (artículo 31.2).

Y hay una obligación que se olvida con facilidad: pasados tres meses sin abrir investigación, los datos se suprimen, y las comunicaciones a las que no se ha dado curso «solamente podrán constar de forma anonimizada» (artículo 32.4)².

Por eso, cuando una denuncia o un informe de investigación tiene que pasar a la dirección, a un asesor externo o a un expediente disciplinario, conviene que viaje con los nombres que no hacen falta ya tachados.

Nóminas y expedientes que salen de la empresa

Otras situaciones de cada mes:

• Enviar ejemplos a la asesoría laboral para consultar una incidencia de nómina, sin mandar los datos de toda la plantilla.
• Auditorías y consultoras que revisan procesos, no personas.
• Formaciones internas con casos reales: un conflicto, una evaluación, un plan de mejora.
• Procesos de selección: pasar currículos a un comité sin nombre, foto, edad ni domicilio para valorar solo la experiencia.

En todos rige el principio de minimización: solo los datos necesarios para lo que se va a hacer (artículo 5.1.c del RGPD)¹. Recuerda que en estos documentos hay datos que el RGPD protege especialmente, como los de salud de una baja o la afiliación sindical (artículo 9). La lista completa está en qué datos personales hay que ocultar.

Cómo lo hace Copia limpia

1. Abres el PDF en el navegador

   El archivo no se sube: se lee y se rehace en tu ordenador. Sirve también para nóminas y documentos escaneados.

2. La IA marca los datos personales

   Nombres, DNI, NIE, número de la Seguridad Social, IBAN, teléfonos, correos, domicilios y fechas de nacimiento. En plantillas con personal en México, también CURP, RFC, NSS del IMSS y CLABE.

3. Dejas lo que sí debe verse

   En una solicitud de acceso, los datos de quien la pide se quedan: apagas su nombre con un interruptor, o todos los de un tipo de una vez, y tachas solo a los demás. Para una firma o una foto, dibujas un recuadro.

4. Entregas una copia que no se puede destapar

   Cada página se convierte en imagen con los tachones incrustados. Antes de descargarla, la aplicación comprueba que no queda ni un carácter de texto.

Y los datos de la plantilla

• El PDF no sale de tu ordenador. Solo viaja el texto de cada página, cifrado, para que la IA diga qué es dato personal; no se guarda ni se usa para entrenar modelos.
• La empresa es la responsable y Copia limpia el encargado del tratamiento, con su contrato de encargo (artículo 28 del RGPD).
• Todo el recorrido, en Seguridad. Si tu empresa tiene delegado de protección de datos, esa página es la que le puedes enviar.

Fuentes

1. Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)arts. 5.1.c, 9, 15 y 28 · BOE, DOUE-L-2016-80807
2. Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupciónarts. 31, 32 y 33 · BOE-A-2023-4513

Esta página explica cómo funciona Copia limpia y qué dicen las normas citadas; no es asesoramiento jurídico. Si tu caso tiene consecuencias legales, consúltalo con tu delegado de protección de datos o con un abogado.