Cuándo sale un documento de la gestoría
Para una formación basta una nómina con los datos tapados.
- Incidencias con el programa de nóminas o de contabilidad: el soporte pide «un ejemplo» para ver el fallo.
- Consultas a un colega o a un especialista sobre un contrato, una escritura o una liquidación que no está clara.
- Formar a alguien nuevo con casos reales del despacho.
- Pedir ayuda a un asistente de IA para resumir una escritura o revisar las cláusulas de un contrato de arrendamiento.
- Publicar un caso en el boletín o en las redes de la gestoría.
En ninguno hace falta el nombre, el DNI, el número de la Seguridad Social o la cuenta del trabajador. El RGPD lo resume en el principio de minimización: solo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario (artículo 5.1.c)1.
La gestoría es encargada del tratamiento
Cuando llevas las nóminas o la contabilidad de una empresa, los datos de sus trabajadores y clientes son de esa empresa: ella es la responsable y la gestoría trata esos datos por su cuenta, como encargada. Eso tiene dos consecuencias prácticas1:
- El encargado no puede recurrir a otro encargado sin la autorización previa por escrito, específica o general, del responsable (artículo 28.2). Mandar una nómina con datos reales al soporte de un programa o a un servicio de IA es, en la práctica, meter a un tercero en el tratamiento.
- Debe aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo, y el propio RGPD cita entre ellas la seudonimización (artículo 32.1.a).
Un documento sin datos personales evita el problema de raíz: lo que ya no identifica a nadie puede ir a quien haga falta. Ojo, porque quitar el nombre no siempre basta; el puesto, la empresa y el sueldo juntos pueden señalar a una persona. Lo explicamos en qué datos personales hay que ocultar.
Cómo lo hace Copia limpia
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Abres el PDF en el navegador
El archivo no se sube. Nóminas, contratos, escrituras, recibos, facturas de suministros; si es un escaneo, el texto se reconoce en tu ordenador.
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La IA marca los datos personales
Nombres, DNI, NIE, número de la Seguridad Social, IBAN, tarjetas, teléfonos, correos, domicilios, fechas de nacimiento, matrículas y el CUPS de la luz y el gas. No tacha lo que no identifica a una persona: importes, conceptos de la nómina, números de factura o los datos de la empresa.
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Revisas y completas
Apagas lo que tiene que verse y añades lo que falte, escribiendo una palabra o dibujando un recuadro. Puedes activar o desactivar de una vez todos los datos de un tipo.
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Descargas una copia que no se puede destapar
Cada página se rehace como imagen con los tachones incrustados; la aplicación comprueba que no queda texto antes de dártela. Para usar con un asistente de IA, también tienes el texto con marcas como
[NOMBRE 1].
Si usas Copia limpia con documentos de tus clientes
Seamos claros: para analizar el documento, Copia limpia recibe el texto de cada página, así que también es un encargado más. El PDF no sale de tu ordenador, el texto viaja cifrado y no se guarda, y la IA que lo clasifica (Claude, de Anthropic) está en Estados Unidos, con cláusulas contractuales tipo. Antes de usarlo con datos de una empresa cliente, comprueba que tu contrato con ella te permite recurrir a otros encargados (lo habitual es una autorización general con aviso de cambios). Tienes el contrato de encargo y todo el recorrido en Seguridad.
Cuánto cuesta
Por páginas, no por usuarios: una nómina de una página es un crédito. Cada cuenta tiene 10 páginas gratis. Después, el plan Pro cuesta 19 € al mes (300 páginas) y el Despacho 49 € al mes (1.500 páginas); pagando el año, dos meses salen gratis. El plan Despacho lo usan hasta 3 personas, cada una con su cuenta. Se cancela cuando quieras.
Fuentes
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)arts. 4.8, 5.1.c, 28 y 32 · BOE, DOUE-L-2016-80807
Esta página explica cómo funciona Copia limpia y qué dicen las normas citadas; no es asesoramiento jurídico. Si tu caso tiene consecuencias legales, consúltalo con tu delegado de protección de datos o con un abogado.