Cómo anonimizar sentencias y escritos judiciales.

Cuándo hace falta

La jurisprudencia se comparte a diario: para explicar a un cliente cómo suele resolver un juzgado, como modelo para un escrito nuevo, en un artículo del blog del despacho, en una clase o en una tesis. También cada vez más para pegarla en una herramienta de inteligencia artificial y pedir un resumen.

En todos esos casos, la copia que te notificaron como parte contiene datos de personas que no han consentido que circulen: el contrario, los testigos, los peritos, a veces menores o víctimas. Y los escritos propios (demandas, contestaciones, recursos) llevan además los datos de tu cliente.

Qué dice la ley

La Ley Orgánica del Poder Judicial regula el acceso a las resoluciones por quien no es parte en el proceso. Desde 2021 lo hace su artículo 235¹:

«El acceso a las resoluciones judiciales, o a determinados extremos de las mismas, o a otras actuaciones procesales, por quienes no son parte en el procedimiento y acrediten un interés legítimo y directo, podrá llevarse a cabo previa disociación, anonimización u otra medida de protección de los datos de carácter personal que las mismos contuvieren y con pleno respeto al derecho a la intimidad, a los derechos de las personas que requieran un especial deber de tutela o a la garantía del anonimato de las víctimas o perjudicados, cuando proceda.»

El artículo se dirige al acceso a través del juzgado, no a lo que hace un despacho con las sentencias que ya tiene. Pero marca el criterio: fuera del proceso, una resolución circula sin datos personales. Y a partir de ahí se aplica el RGPD, porque una sentencia con nombres es información sobre personas identificadas².

Antes de nada: mira si ya está en el CENDOJ

El Centro de Documentación Judicial (CENDOJ), del Consejo General del Poder Judicial, publica la jurisprudencia en su buscador ya anonimizada: sustituye los nombres de las personas físicas que son parte en el proceso, por otros ficticios, y oculta el resto de sus datos personales³⁴. Los datos de las empresas no son datos personales, así que su nombre puede quedar a la vista².

Si la resolución que quieres compartir ya está publicada, usa esa versión y cita su referencia. Las que no estén publicadas ahí, y todos tus escritos, tendrás que anonimizarlos tú.

Qué quitar de una sentencia

• Nombres de las partes, testigos, peritos y terceros que sean personas físicas, en todas sus formas: completo, apellidos sueltos, iniciales y tratamientos («la Sra. Ferrer»).
• Identificadores: DNI y NIE, domicilios, teléfonos, cuentas bancarias, matrículas, referencias catastrales y datos registrales de fincas.
• Datos especialmente protegidos: salud (lesiones, bajas, informes médicos), antecedentes penales y cualquier dato que revele ideología, religión, afiliación sindical u orientación sexual².
• Menores y víctimas, con cuidado extra: no basta con quitar el nombre si se deja el colegio, el barrio o el parentesco con otra parte.
• El contexto que delata: profesiones únicas, localidades pequeñas, fechas exactas de hechos conocidos, nombres de pequeñas empresas familiares que llevan el apellido de una parte.
• El número de procedimiento y el juzgado, si la copia va a publicarse: con ellos se puede localizar el asunto.
• Firmas y códigos: la firma electrónica, el código seguro de verificación y el QR del pie de página.

En los escritos propios, además: los datos de tu cliente, los del procurador y los tuyos, si el modelo va a circular fuera del despacho.

Cómo sustituir los nombres sin dejar pistas

Una sentencia con los nombres tapados en negro se lee peor, porque no se sabe quién hace qué. Hay dos soluciones:

• Por su papel en el proceso: «la demandante», «el trabajador», «el testigo 1». Es lo más claro para quien lee.
• Por marcas coherentes: [NOMBRE 1], [NOMBRE 2]. La misma persona lleva siempre la misma marca.

Lo que no conviene es dejar las iniciales reales: «L. F. A., vecina de Sueca» identifica con facilidad. Y si inventas nombres, que no coincidan con nadie del caso ni del entorno; es lo que hace el CENDOJ al usar nombres antiguos poco frecuentes hoy⁴.

En Copia limpia tienes las dos salidas: el PDF con los datos tachados en negro, que conserva el aspecto de la resolución, y el texto para usar con IA, en el que cada dato se cambia por una marca como [NOMBRE 1] o [DNI / NIE 2], con la tabla de equivalencias aparte.

Los pasos, en orden

1. Comprueba si la resolución ya está anonimizada en el buscador del CENDOJ.

2. Trabaja sobre una copia del PDF, nunca sobre el original del expediente.

3. Localiza todas las personas físicas que aparecen y todas las veces que aparecen, incluidos los antecedentes de hecho, los fundamentos y el fallo.

4. Decide qué contexto hay que generalizar para que no se pueda deducir quién es.

5. Tacha de forma que el texto desaparezca del archivo, no con un recuadro encima (ver por qué un recuadro negro no basta).

6. Tapa firmas, sellos, CSV y códigos QR.

7. Comprueba el resultado: copia todo el texto y busca cada apellido.

Fuentes

1. Ley Orgánica 6/1985, del Poder Judicialart. 235, en la redacción de la LO 7/2021 · BOE-A-1985-12666
2. Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)arts. 4.1, 9 y 10; considerando 14 · BOE, DOUE-L-2016-80807
3. Jurisprudencia · Centro de Documentación JudicialConsejo General del Poder Judicial
4. El CENDOJ anonimiza sus sentencias con nombres antiguos para que no coincidan con los actualesConfilegal · 18 de mayo de 2023

Esta guía explica cómo funcionan los documentos y qué dicen las normas citadas; no es asesoramiento jurídico. Si tu caso tiene consecuencias legales, consúltalo con tu delegado de protección de datos o con un abogado.